Er du ansvarlig for jeres budget- og opfølgningsprocesser (budgetter, forecast, estimater, prognoser – kært barn har mange navne), så kender du formentlig mange af de typiske problemstillinger, der opstår, når der skal indsamles data fra de budgetansvarlige, der har data liggende i Excel filer og e-mails.
Det resulterer ofte i en ineffektiv og fejlbehæftet proces, når data skal konsolideres og sidste øjebliksændringer indarbejdes – specielt når der køres flere iterationer inden man når frem til det endelige resultat. Det bliver næsten umuligt at lave scenarie- eller what-if analyser, fordi data er usammenhængende, og der skal ændres mange steder. Det gøres typisk manuelt og øger risikoen for fejl betragteligt.
Formålet med budgetprocessen er overordnet at fastsætte og kommunikere mål og retning, at lægge planer for målopfyldelsen og at prioritere anvendelse af ressourcer. Med andre ord går det ud på at sikre, at der er de fornødne ressourcer (medarbejdere, tid, materialer, penge, m.m.) til at gennemføre de prioriterede planer, der skal sikre målopfyldelsen.
For de fleste virksomheder og organisationer handler det om at processen ikke kræver flere mandetimer eller mere kalendertid end højst nødvendigt. Tid er penge. Samtidig skal processen understøtte forretningen og være agil, så den til en hver tid passer til styringsbehovet og dens formål. Det er essentielt, at man kan stole på data og output, så man ikke senere finder ud af, at man styrer efter et fejlagtigt mål. Og i en hastigt foranderlig verden er der behov for at genbesøge data hyppigt, så de er så aktuelle og retvisende som muligt, så der ikke træffes beslutninger på et forældet grundlag.
Det handler i bund og grund om at de rigtige personer har de rigtige data på det rigtige tidspunkt, og det stiller store krav til processen og især den værktøjsunderstøttelse, som der er brug for.
Med et dedikeret værktøj kan man skrue på forskellige parametre og arbejde med scenarier og iføre sig ’hvad-nu-hvis’ brillerne. Man kan se konsekvenserne af forskellige scenarier og forberede sig på de mest sandsynlige hændelser, så det er lettere at rette ind, hvis det opstår. Man minimerer risikoen for at reagere for sent. Med aktuelle data kan man analysere og handler ud fra virkeligheden i stedet for at reagere, når skaden først er sket. Man træffer sine beslutninger på et oplyst og bedre beslutningsgrundlag.
Spar tid på vedligeholdelse af indsamlingsskabeloner og konsolidering af data. Et dedikeret værktøj håndterer nemt inddragelsen af en ny afdeling, en ny konto eller et nyt produkt/service uden at der skal ændres i skabelonerne. Intelligent anvendelse af stamdata minimerer vedligeholdelsesarbejdet. Det er samtidig nemt at inddrage mange brugere i processen, da de kan tilgå de(n) samme skabelon(er), og der sker en automatisk konsolidering af deres input.
Et dedikeret værktøj sikrer forretningsmæssige logikker og sammenhænge i modellen. En driverbaseret model, der ”taler” forretningens sprog og binder input fra forskellige forretningsområder sammen, fører til et bedre output. Det opnås bl.a. igennem involveringen af de rigtige personer, som sidder i forretningen med fingeren på pulsen, i et sprog de kan forholde sig til (f.eks. drivers for salgsvolumen og priser i stedet for et beløb på en finanskonto), og ved at sikre, at der arbejdes ud fra de samme data, så output fra et område kan være relevant input til et andet område (f.eks. salg til produktion). Samtidig minimeres risikoen for fejl, da brugerne ikke kan lave (utilsigtede) ændringer i beregningerne, og integriteten i modellen fastholdes, selvom der udvides med flere afdelinger eller produkter/services.
Med det rigtige værktøj og den rigtige model vil det være nemt at se, hvor data kommer fra og finde svar på spørgsmål som: Hvad er de bagvedliggende drivers og parametre for dette tal? Hvilken afdeling/produkt bidrager med hvilken andel af omsætningen eller omkostningerne? Hvor meget afviger dette fra sidste år? Analysemulighederne ligger umiddelbart i forlængelse af datafangsten, så ændringer til input kan gøres med det samme.
Historiske data kan fremskrives på forskellige måder for nemt at skabe et udgangspunkt for det nye budget. Det kan være simple drivers eller indekser, som bruges til at præudfylde data for brugeren, som efterfølgende kan berige data med aktuel viden efter behov. Det kan forkorte processen og give mulighed for flere iterationer eller hyppigere genbesøg af data.
Det rigtige værktøj gør det muligt at udbygge budget-/forecast-modellen med den nødvendige forretningslogik i takt med behovet. Det kan f.eks. være at planlægningen af personale omkostninger på hovedkonti bliver skiftet ud med en driver-baseret model med et højt detaljeringsniveau på et senere tidspunkt. Det kan være tilføjelsen af en (del)model, der integrerer effekten af planlagte investeringer i resultatopgørelsen, balancen og likviditet. Det kan også ske, at modellen skal udbygges med et nyt forretningsområde, eller der skal inkluderes nye selskaber som tilkøbes eller oprettes.
Sammen med en række andre fordele kan der frigives mere tid til værdiskabende aktiviteter som fokus på forretningen for de øvrige brugere samt kontrol og analyse af data for økonomifunktionen. Alt sammen uden at give afkald på Excel – noget som de fleste økonomifunktioner nok sætter pris på.
CogniTechs Xcelleratorer til Budget & Forecast er opstartsacceleratorer, som kan tilpasses den enkelte kundes behov.
Xcelleratorerne er pakker af standard metoder, værktøjer og blueprints til IBM Planning Analytics og er baseret på erfaringer fra mere end 100 implementeringer. Brugen af standard komponenter speeder implementeringstiden op, løfter kvaliteten og sparer tid.
CogniTechs Budget og Forecast Xcellerator inkluderer kapacitetsomkostninger, omkostningsallokering, Forecast, CAPEX, Balance og Cashflow, HR/løn mm. Xcelleratorerne fungerer som byggeklodser, så du sammensætter selv de ønskede Xcelleratorer efter behov.
Af fordele ved brug af CogniTech Planning Xcellerator kan fremhæves:
Oplever du udfordringer inden for planlægning, budgettering og forecasting, som for eksempel at:
Kan du genkende en af ovenstående udfordringer, så vil vi anbefale at du læser vores overskuelige e-bog, som kort og præcist gennemgår om et mere intelligent FP&A-værktøj er vejen frem for dig og din virksomhed.
Hos CogniTech har vi mange års erfaring med implementering af værktøjsunderstøttede budget- og opfølgningsprocesser, og vi hjælper dagligt mange danske virksomheder med at blive mere effektive i deres budget- og planlægningsprocesser.
Kontakt os hvis du gerne vil høre mere eller book et uforpligtende inspirationsmøde via vores online formular.
Vi mødes gerne til en uforpligtende snak om, hvordan de værktøjer vi arbejder med kan understøtte jeres proces.
Mødet er som udgangspunkt online og tager typisk omkring 45 minutter.
